Organisation d’un Salon

Choix du Salon :

Il est très important de bien connaître le salon auquel vous voulez participer et exposer vos produits. Tous les salons ne drainent pas la même clientèle est les objectifs peuvent donc être très différents.

Il est donc primordial de connaitre avec exactitude la cible client avant de s’engager dans la participation d’un salon.

Différents points sont à prendre en compte :

Définition des objectifs commerciaux :

Comme pour tous les évènements marketing, il est indispensable de bien définir ses objectifs et les résultats attendus, les retours sur investissement.

La collecte d’un maximum d’informations concernant l’événement, son organisation, sa fréquentation ainsi que les bilans passés, sont donc nécessaire.

Définition du budget et du planning :

Une fois le salon choisi, les objectifs fixés et les informations collectées, la réservation du stand peut avoir lieu, le plus tôt possible afin de mettre toutes les chances de sont côté pour obtenir le stand le mieux placé en fonction du son budget.

La collecte d’informations permet de mettre en place un éventuel planning évènementiel et de le communiquer aux clients, pour les y inviter ou pour les informer.

Choix des produits à présenter et de la politique promotionnelle :

Lorsque le salon est vendeur, c’est à dire que la vente en direct est autorisée, les informations sur la fréquentation du salon nous permettrons de mettre en place des opérations commerciales et promotionnelles qui rentabiliseront le salon et qui généreront des bénéfices.

Mise en place d’une équipe salon :

Il ne s’agit pas de citer la liste du personnel qui sera présent sur le stand du salon mais de mettre en place une organisation.

Les salons sont généralement des évènements courts et intenses dans l’activité, afin d’en tirer tous les bénéfices, une organisation doit être défini et le personnel formé.

Réalisation des documents commerciaux :

Les plaquettes et autres brochures qui seront distribués lors du salon doivent être réalisés à l’avance pour anticiper tout problème liés aux retard de productions des différents prestataires.

Il est également important de penser à leur mise en place sur le stand. Il est dommage d’attribuer un budget à un flyer ou un prospectus qui restera inutile car mal mis en valeur.

Envoi des invitations :

L’envoi des invitations doit se faire à la bonne période, généralement 1 à 2 mois précédant l’évènement. Trop tôt les invitations seront perdues ou oubliées, trop tard les clients ne seront peut être plus disponibles.

Installation du stand :

Cette phase doit se faire en deux étapes :

• La préparation de l’équipement en amont est la plus importante. Les informations et photos qui auront été collectées lors des années précédentes seront très utiles.
• La livraison des produits et la mise en place du stand qui doit se faire nécessairement avant l’ouverture des portes au public concerné afin de se concentrer sur tous les prospects.

Il est toujours conseillé lors des salons de se prévenir au maximum des vols même si ceux ci sont généralement surveillés.

Démontage du stand :

Le démontage ne doit pas se faire avant la fermeture du salon.

Bilan du Salon :

Il existe plusieurs types de synthèses suite à un salon :

• La synthèse rapide qui fait appel au « feeling » des exposants à l’issu de chaque journée.
• Le débriefing général le lendemain du salon avec l’équipe afin de noter les choses positives mais aussi négatives à prendre en compte pour un éventuel futur salon.
• Le Bilan complet qui défini les résultats du salon et le retour sur investissement positif ou négatif.

Détails des prestations

Préparation / Organisation de salon

    – Mise en relation avec l’organisme du salon,
    – Mise en place des supports de communication,
    – Préparation des échantillons et du matériel nécessaire,
    – Promotion Externe et Interne avant salon,

Participation à un salon :

Soutien logistique, accueil et recrutement de nouveaux clients, développement des ventes.

Création de fichier clients à partir de vos prospects :

Reprise de vos anciens clients et mise à jour des coordonnées, synthèse des prospects
et création du fichier client numérique ou papier.

Les frais annexes comme les déplacements, les hôtels, les repas, etc sont aux frais réels.